Votre voyage de A à Z
Partez de préférence hors-saison (septembre – mars) :
Les tarifs sont plus bas et vous avez peu d’affluence sur les sites visités.
Les classes rousses ont de plus l’avantage de créer une cohésion de groupe dont vous profiterez tout le reste de l’année.
Envisagez plusieurs idées en rapport avec votre objectif pédagogique.
Contactez-nous par téléphone afin de valider la faisabilité de votre projet en fonction des paramètres suivants : budget, pédagogie…
L’idéal est de faire vos demandes de devis en juin pour l’année suivante, de poser une option début juillet et de valider votre projet dès la rentrée.
Faites votre demande de devis via le formulaire disponible sur notre site, par mail ou par téléphone.
Si votre projet donne lieu à un appel d’offres merci de nous l’indiquer.
Vous recevez le devis et souhaitez faire des modifications : contactez-nous par mail ou téléphone pour adapter le programme à votre souhait.
Nous vous envoyons un devis sous 48 – 72h maximum.
Vous présentez votre projet en conseil ou au chef d’établissement et validez votre projet.
Vous présentez le séjour aux parents et validez avec eux le projet ( nous tenons à votre disposition des courriers types).
Une option vous permet de bloquer les places sur les hébergements et transports aux dates souhaitées pendant une durée de 10 – 15 jours. L’option est parfois reconductible ( nous consulter). Une option est sans engagement de votre part.
Vous nous envoyez un mail avec votre demande d’option qui comporte :
La référence de votre dossier + le nombre d’enfants + adultes + la destination + 3 dates de séjours par ordre de préférence.
Nous vous renvoyons sous 72h, soit la date de fin d’option sur la date choisie disponible soit des contre-propositions.
a l’échéance de votre option, vous confirmez votre réservation.
Nous vous envoyons par mail le contrat du séjour à nous retourner signé avec un premier acompte d’environ 30% et la liste des participants sous 21 jours.
Si vous annulez l’option, nous classons votre dossier.
A réception de votre contrat, vous nous le retournez signé avec l’acompte, la liste des participants et la liste des élèves souhaitant souscrire l’assurance annulation ainsi que les régimes alimentaires spécifiques.
Nous vous envoyons le programme de votre séjour ainsi que votre cahier de classe (pour les séjours primaires uniquement), destiné à vous aider à compléter le dossier de l’Inspection Académique. Votre cahier de classe comprend :
- les coordonnées de votre transporteur, hébergement etc…
- le schéma de conduite de votre séjour
- l’attestation de transport s’il y a lieu
- les diplômes des intervenants s’il y a lieu
- le trousseau
- les informations d’accès à la messagerie destinée aux parents
Prévoyez une réunion avec les parents afin de leur présenter votre projet et les éléments du séjour de leurs enfants.
- Présentation de l’organisme choisi
- De l’équipe d’encadrement
- Présentation du transporteur et de l’hébergement
- Présentation du programme
- Détailler avec eux, les horaires départ, retour + le trousseau
- Donner des conseils pratiques : Argent de poche, jeux, objets de valeur, certificats médicaux et médicaments
Nous vous proposons de présenter le séjour aux parents « comme si nous étions avec vous » via Skype.
30 jours avant le départ vous nous versez le solde du voyage.
A réception du solde, nous vous faisons parvenir votre dossier technique comprenant :
- le programme définitif avec horaires, lieux de rendez-vous, adresses, plan d’accès, bons d’échange etc…
- la répartition par chambre
- les informations de messagerie pour les parents et les numéros d’urgence.
- une documentation par pays ( séjours sans accompagnateurs ADOS)
- la documentation d’ Assistance rapatriement
Le jour du départ, pensez à emmener :
- la liste des élèves avec date de naissance en quatre exemplaires
- les copies des pièces d identité en cours de validité
- les copies des cartes européennes d’assurance maladie
- les autorisations parentales
- une trousse de secours
- les certificats médicaux et les médicaments des élèves
